Muita gente aceita ser síndico achando que o cargo se resume a resolver goteira e mediar briga de vizinho. A parte que pega é outra: o condomínio funciona, para várias finalidades legais, como uma empresa — e quem assina por ele é o síndico.
O condomínio tem obrigações de empresa
As obrigações fiscais e trabalhistas de um condomínio e o que a prestação de contas precisa apresentar
O condomínio tem CNPJ próprio. Não é pessoa jurídica no sentido pleno — não tem sócios nem finalidade lucrativa —, mas é equiparado a empresa para uma série de obrigações.
Se há empregados — zelador, porteiro, faxineiro —, existe folha de pagamento com todas as consequências: registro em carteira, férias, 13º, FGTS, e envio de eventos ao eSocial nos mesmos prazos de qualquer empresa. Admissão precisa ser transmitida até o dia anterior ao início do trabalho.
Há também retenções sobre serviços contratados. Contratou empresa de limpeza, manutenção de elevador ou segurança? Dependendo do tipo de serviço, o condomínio é responsável por reter e recolher tributos — e a responsabilidade é dele, não do prestador.
E há a DCTFWeb, alimentada pelo eSocial, que confessa as contribuições. Evento não enviado significa guia não gerada, e guia não gerada vira débito com multa e juros.
Onde o síndico se expõe
O síndico administra patrimônio de terceiros e responde pelos atos da administração. Não é responsabilidade automática por qualquer prejuízo — mas existe, e se materializa em situações concretas.
Obrigação trabalhista não cumprida. Reclamação de ex-funcionário do condomínio alcança o condomínio, e a discussão sobre eventual responsabilidade pessoal do síndico depende da conduta na gestão.
Contas não aprovadas em assembleia. A aprovação das contas é o que encerra o período de gestão. Contas rejeitadas mantêm a questão em aberto, com possibilidade de responsabilização.
Gestão sem documentação. É o cenário mais perigoso, porque impede a defesa. Pagamento sem nota, contratação sem contrato e movimentação sem comprovante não têm como ser justificados depois.
O que a prestação de contas precisa conter
A convenção do condomínio costuma definir a periodicidade e o formato, mas há um conjunto mínimo que sustenta qualquer prestação:
- Extratos bancários completos do período, sem lacuna
- Balancete com receitas e despesas classificadas por natureza
- Comprovantes de todos os pagamentos, com nota fiscal quando aplicável
- Demonstrativo de inadimplência, por unidade
- Situação do fundo de reserva, com movimentação
- Comprovação dos recolhimentos de FGTS, INSS e demais tributos da folha
A regra prática é simples: a prestação de contas precisa permitir que um condômino comum entenda para onde foi cada real, sem precisar de conhecimento contábil.
O que costuma dar problema na assembleia
Três situações se repetem.
Documento apresentado só na hora. Convenção que exige disponibilização prévia e não é cumprida abre discussão sobre a validade da aprovação.
Saldo que não bate com o extrato. Diferença entre o balancete e o banco derruba a confiança na prestação inteira, mesmo quando a explicação é banal.
Despesa sem comprovante. Um item sem nota contamina a leitura de todos os outros.
Contabilidade de condomínio não é opcional
Condomínio com empregados e movimentação relevante precisa de escrituração e de quem responda tecnicamente pelas obrigações fiscais e trabalhistas.
Síndico que administra tudo sozinho, na planilha, costuma acertar o dia a dia e errar exatamente onde o erro é caro: prazo de eSocial, retenção sobre serviço contratado, recolhimento de FGTS. São itens que não aparecem no cotidiano do prédio e aparecem na fiscalização.
Vale ao menos comparar o custo de uma contabilidade especializada com o de uma autuação — a conta costuma decidir sozinha. Os contadores da Contec atendem condomínios com folha, obrigações e a prestação de contas no formato que a assembleia entende.
